Nieuwe privacy uitdagingen voor de werkgever in coronatijd

Een coronaproof werkomgeving

Thuiswerken kan niet in elke sector of in elke functie. Als werkgever heb je de plicht om voor een veilige werkomgeving te zorgen. Tijdens de coronacrisis wil je natuurlijk voorkomen dat je werknemer met het coronavirus zijn of haar collega’s besmet. Met de 1,5 meter maatschappij in het vooruitzicht willen sommige organisaties nu al hun werknemers of bezoekers bij de ingang van kantoor controleren op corona. Bijvoorbeeld door hun temperatuur op te meten door middel van een warmtecamera. Maar mag dit eigenlijk wel? Lees hier terug waarom het temperaturen van bezoekers en personeel wellicht coronaproof is maar niet AVG-proof. Je mag je werknemers uiteraard wel goed instrueren over de symptomen en de getroffen voorzorgsmaatregelen.

Bijhouden wie corona heeft?

Wij ontvangen veel vragen van werkgevers over wat zij mogen vastleggen en bijhouden. Gezondheidsgegevens van werknemers zijn bijzondere persoonsgegevens en krijgen extra bescherming in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Als werkgever mag je niets vastleggen over aard en oorzaak van de ziekte van je werknemers, dat is namelijk voorbehouden aan een arbodienst/bedrijfsarts. Je mag wel administreren dat iemand ziek is, maar niet wat hij of zij heeft. Je mag ook niet informeren naar het verloop van de ziekte, maar alleen vragen wanneer iemand denkt weer aan het werk te kunnen gaan. Ook mag je de contactgegevens van het (verpleeg)adres waarop de werknemer te bereiken is registreren.

Welke videobel-app?

Nu (bijna) iedereen vanuit huis werkt, is men massaal gaan videobellen. Zo blijf je in contact met je klanten en natuurlijk je collega’s. Wanneer je gaat videobellen of een online bespreking houdt, worden er automatisch persoonsgegevens verwerkt. Denk aan namen, e-mailadressen en volledige IP-adressen, maar mogelijk ook de inhoud van de communicatie. Niet iedere videobel-app gaat even zorgvuldig om met jouw privacy en die van je klant, collega of patiënt. Het is belangrijk om na te gaan welke gegevens de app verzamelt, wat daarmee gebeurt en of de communicatie via die app goed beveiligd is. Bedenk bij de keuze voor een geschikte videobel-app ook om welke gesprekken het gaat, één-op-één of met meerdere personen en hoe vertrouwelijk is de communicatie?

Veilig & privacy bewust thuiswerken

Aan thuiswerken kleeft ook het risico dat de beveiliging thuis wellicht minder goed op orde is dan op kantoor. Met als gevolg dat gevoelige gegevens op straat kunnen komen te liggen en dus een potentieel datalek op de loer ligt. Zorg ervoor dat je werknemers werken vanuit een goed beveiligde omgeving en dat zorgvuldig wordt omgegaan met gevoelige documenten. Hiernaast is het belangrijk dat je werknemers zich bewust zijn van de (privacy)risico’s, zorg hiervoor door bijvoorbeeld het volgen van een e-learning. Ook tijdens de coronacrisis blijf je als organisatie wettelijk verplicht zorgvuldig en veilig om te gaan met persoonsgegevens.

Hulp nodig op het gebied van privacy? Bekijk hier waarmee wij jou kunnen helpen.