(Semi)Overheid

De Wet Basisregistratie Personen (Wet BRP) is sinds 2014 de basis voor de registratie van persoonsgegevens in de Basisregistratie Personen (BRP). In de BRP staan persoonsgegevens van inwoners van Nederland (ingezetenen) en van personen die Nederland hebben verlaten (niet-ingezetenen). Personen die korter dan 4 maanden in Nederland wonen kunnen ook als niet-ingezetenen geregistreerd staan in de BRP.

De Wet BRP beschrijft het doel van de registratie van deze persoonsgegevens en aan welke eisen beheerders en gebruikers van de BRP moeten voldoen. Ook geeft de wet aan voor welke doelen die informatie gebruikt mag worden.

Het doel is namelijk dat er zonder BRP registratie geen gebruik gemaakt kan worden van voorzieningen en de BRP is een door de overheid officieel aangewezen registratie met daarin gegevens van hoogwaardige kwaliteit, die door alle overheidsinstellingen verplicht en zonder nader onderzoek, worden gebruikt bij de uitvoering van publiekrechtelijke taken.

Zodra de BRP-gegevens met andere gegevens in een database worden opgeslagen, is niet meer de Wet BRP, maar de AVG van toepassing.

Bij zowel de Wet BRP als bij de AVG kent men een kennisgevingsplicht:

• Artikel 3.23, eerstel lid van de Wet BRP;
• Artikel 19 AVG;
• Artikel 23 AVG.

Die kennisgevingsplicht houdt in dat u het aan andere organisaties moet laten weten als u persoonsgegevens in de BRP heeft gerectificeerd of gewist. Toch hoeft u dit niet altijd te doen. In het geval van ‘onmogelijk of onevenredig veel inspanning’, dit is in lijn met artikel 19 AVG, waarin staat dat u ontvangers niet hoeft te informeren als dat onmogelijk blijkt of onevenredig veel inspanning zou kosten.

Tot slot, behoort iedere verwerkingsverantwoordelijke voor de BRP zich te houden aan onder meer de volgende plichten op grond van de AVG:

• De regels volgen bij het inschakelen van verwerkers (artikel 28 AVG);
• Een verwerkingsregister bijhouden (artikel 30 AVG);
• Datalekken melden (artikel 33 en 34 AVG);
• Een Functionaris Gegevensbescherming (FG) aanwijzen (artikel 37 en 38 AVG).

Als het gaat om persoonsgegevens in de BRP, mogen deze voor altijd bewaard worden. Als een organisatie persoonsgegevens uit de BRP krijgt, wordt de registratie van deze verstrekking voor 20 jaar bewaard. In andere gevallen zal een gemeente bewaarde gegevens niet langer bewaren dan nodig is voor het doel van de verwerking. Alle informatie, data of documenten die de gemeente vastlegt, bewaart de gemeente volgens een wettelijk vastgestelde bewaartermijn. Bewaartermijnen zijn verplicht volgens de Archiefwet.

Een voorbeeld waarbij de gemeente verplicht is blijvende bewaartermijnen te hanteren, is bij het verlenen van een omgevingsvergunning. En een ander voorbeeld is de beelden van videocameratoezicht, deze moeten na vier weken worden vernietigd.

Personen hebben altijd het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van hun persoonsgegevens (artikel 21 AVG) en om inzage te vragen in de persoonsgegevens die de gemeente verwerkt (artikel 15 AVG).

Onder bepaalde voorwaarden kunnen personen de gemeente verzoeken om hun persoonsgegevens te corrigeren of aan te vullen (rectificatie, artikel 16 AVG), te verwijderen (artikel 17 AVG) of te beperken (artikel 18 AVG). Deze rechten zijn over het algemeen terug te vinden in de privacyverklaring van de gemeente, waarbij er vaak een formulier of mailadres genoemd wordt voor als personen gebruik wensen te maken van hun rechten.